Box Factura lanza un nuevo servicio de Bóveda Digital Fiscal para blindar y optimizar la gestión contable en la nube
Este servicio para PyMEs les permite almacenar, gestionar y analizar el cúmulo de facturas que reciben
· Brinda acceso seguro a los archivos desde la nube al mismo tiempo que blinda la información contable ante riesgos de seguridad informática
· Permite detectar con alertas en tiempo real si los proveedores que emiten facturas están en listas negras del SAT
Ciudad de México, a 22 de diciembre de 2021.- En un entorno altamente competitivo, las empresas necesitan tener un mayor control sobre sus facturas digitales y archivos para mejorar su gestión contable y fiscal. Ocasionalmente estos retos se enfrentan recurriendo a soluciones que no son suficientemente robustas: desde almacenar los archivos en un disco duro externo (que podría extraviarse) o usar un espacio de almacenamiento en un servicio gratuito de cloud (sin la seguridad adecuada), hasta invertir en un servidor de archivos compartidos (que podría resultar oneroso).
No contar con una solución especializada para el almacenamiento seguro de los CFDIs, puede tener grandes desventajas y abre la puerta a riesgos que pueden tener un impacto financiero o incluso amenazar la viabilidad del negocio.
Los 5 errores más comunes que ponen en riesgo a las PyMEs son:
· Permitir que todos los usuarios tengan acceso total a todos los archivos.
· Darles la posibilidad de modificarlos o eliminarlos sin restricción.
· No tener respaldos periódicos.
· Tener los archivos digitales de la gestión contable en varias computadoras.
· No agregar capas de seguridad como restricción de accesos, passwords o encriptación
Además, la pandemia provocó un incremento en los ataques cibernéticos y las PyMEs hoy están más que nunca expuestas al ransomware, quedando vulnerables ante criminales que podrían borrar o encriptar todos los archivos de la compañía para liberarlos a cambio de cantidades exorbitantes como “rescate”. La información financiera de la empresa suele ser la preferida por este tipo de delincuentes.
Y hay afectaciones al negocio: el no tener los documentos en una base de datos ordenada, dificulta la operación normal, ya que se hace muy difícil filtrar o buscar las facturas cuando se necesita hacer reportes o análisis. Esto puede ser un freno a la innovación o frenar el crecimiento de la compañía, que destina recursos valiosos a actividades administrativas que no están enfocadas a los objetivos de negocio principales.
La Bóveda Digital Fiscal de Box Factura resuelve estos problemas: el personal administrativo tiene acceso a los archivos, los puede visualizar y descargar, pero solamente los administradores autorizados pueden borrarlos. Dado que cuenta con múltiples respaldos, si un archivo es eliminado es posible que se pueda recuperar.
Para facilitar y automatizar tareas contables y fiscales, la Bóveda Digital Fiscal analiza la información de manera inteligente y puede clasificar los documentos en uno o varios de los siguientes rubros: facturas, cuentas por cobrar, recibos, viáticos, nómina.
Las principales funciones de la Bóveda Digital Fiscal son las siguientes:
· Permite realizar descarga masiva de CFDIs del SAT.
· Procesar la información.
· Verificar y validar automáticamente el estado de las facturas.
· Almacenar en un repositorio seguro los archivos digitales.
· Respaldar periódicamente la información.
· Gestionar diferentes niveles de acceso de diferentes usuarios.
· Realizar búsquedas y filtrar las facturas por categorías.
· Revisar automáticamente si algún emisor de facturas está en lista negra.
La Bóveda Digital de Box Factura es un servicio de recepción de facturas de última generación en la que no es requisito indispensable tener una suite ERP o una fuerte inversión para tener control total sobre los comprobantes fiscales y CFDIs que emiten nuestros proveedores, además de tener plena seguridad de que no tenemos facturas pirata o apócrifas.
La solución permite recibir alertas importantes, por ejemplo, para saber en tiempo real cuando las facturas son canceladas o cuando algún proveedor que nos emitió una factura pudiera caer en la lista negra por entrar en la categoría de EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas).
Las EFOS son personas físicas o morales que no cuentan con activos, personal, infraestructura o capacidad material, los cuales emiten comprobantes fiscales que nunca se llevaron a cabo, con la única finalidad de obtener un beneficio fiscal indebido, Box Factura nos protege ante estos criminales ya que permite analizar automáticamente cientos de miles de facturas rápidamente y evitar problemas con el SAT.
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